Eine Frage, die sich immer wieder stellt: Was machen wir mit den alten Dokumenten? Die Antwort ist die immerwährende, allgemeine EDV-Antwort: es hängt davon ab.

Eines vorausgeschickt: die Dokumente, die man mit OV/400 bearbeitet werden im Dateisystem QDLS gespeichert. Dieses bleibt bestehen. Ihre Dokumente bleiben also physisch verfügbar.

Zunächst möchte ich zwischen 2 Sorten von Dokumenten unterscheiden: die “Mischdokumente” auf der einen Seite und die “lebenden” Dokumente auf der anderen.

Mischdokumente enthalten OV/400-Instruktionen (z.B. die Datenfeldinstruktion *& oder Bedingungsinstruktionen *bct/*ect). Diese Dokumente werden in dieser Form nie selbst gedruckt. Vielmehr dienen sie als Vorlage für neue Dokumente. Dabei werden sie mit Datenbankdateien verknüpft (“gemischt”) und dabei die Angaben in den Mischdokumenten und die Daten in der Datei zu neuen Dokumenten zusammengeführt. Das Ergebnis dieser Mischerei wird dann direkt gedruckt (Auswahl 9 oder der Befehl PRTDOC) oder in einem neuen, selbstständigen Dokument gespeichert (mit dem Befehl MRGDOC). Wenn Sie diese Mischfunktion weiterverwenden möchten, dann benötigen Sie ein neues Produkt, das diese Mischfunktionen auch unterstützt. Auf der Produkte-Seite haben wir die wichtigsten davon zusammengestellt: DTM/400 für den Verbleib im Green-Screen, DirectWord für die Migration zu PCs und ITP/CS für Erweiterung und Vertiefung der Mischerei auf PC oder NC

Lebende Dokumente enthalten keine Datenfeld- oder Bedingungsinstruktionen. Sie enthalten eigentlich nur Text. Dieser wurde entweder per Hand eingetippt oder wurde per MRGDOC in die Dokumente eingemischt. Diese Dokumente werden meist in einem wohldefinierten System von Ordnern gespeichert. Gerne sind sie mit Dokumentdetails (Auswahl 8), wie einer Beschreibung, dem Namen des Autors, Schlüsselworten, Dokumentklasse, usw. versehen. Dadurch kann man sie jederzeit schnell online wiederfinden, hat also ein kleines elektronisches Archiv. Wenn Sie auf diese Dokumente auch in Zukunft zugreifen möchten, dann stellt sich wiederum die Frage: wie möchten Sie das tun?

Sollen die lebenden Dokumente lediglich wieder druckbar sein? Oder möchten Sie sie weiter bearbeiten können?

Variante 1: Wenn Sie die Dokumente lediglich wieder anzeigen oder drucken möchten, dann können Sie sie einfach lassen, wo sie sind und wie sie sind. Denn der Befehl PRTDOC bleibt bestehen. Er ist seit jeher Bestandteil des Betriebssystems OS/400 und damit nicht vom Ende von OV/400 betroffen. Sie können ein Dokument also jederzeit wieder per PRTDOC drucken und sich dann die Spooled File am Bildschirm ansehen, oder halt den Ausdruck.Eventuell müssen Sie ein kleines CL-Programm hierfür schreiben.

Variante 2: Wandeln Sie die Dokumente in .PDF-Format um. Für  dieses Format wird es vermutlich auch in Zukunft Programme geben, die es anzeigen können. Ausserdem sind PDF-Dateien vergleichsweise klein und benötigen dadurch nicht so viel Plattenplatz. Mit dem Produkt SplAMatic steht eine Software zur Verfügung, mit der man Ov/400-Dokumente problemlos in PDF umwandeln kann, auch wenn Sie AFP-Overlays oder Seitensegmente verwenden. Da SplAMatic bei der spooled file aufsetzt, ist es erforderlich ein CL-Programm zu schreiben, das die Dokumente nacheinander druckt und für jedes den CVTSPLPDF-Befehl aufruft.

Variante 3: Wenn Sie die Dokumente später weiter bearbeiten wollen, dann ist eine Umwandlung erforderlich.

Sofern Sie auf dem Green-Screen Terminal bleiben wollen und DTM/400 einsetzen, erfolgt die Umwandlung automatisch.

Beim Übergang in die PC-Welt sieht die Sache anders aus: die meisten PC-Textverarbeitungen haben Import-Filter für das Format der OV/400 Dokumente, DCA-RFT. Im Falle von Microsoft Word 97ff müssen Sie dafür das “Converterpack” aus dem Internet holen, da der Filter nicht Bestandteil der Standardauslieferung ist.

Leider arbeiten diese Filter nur immer 1:1. Man muss also das OV/400-Dokument vom I-Laufwerk öffnen und dann als PC-Dokument auf einem anderen Laufwerk wieder abspeichern. Das ist - selbst wenn man sich ein Makro dafür schreibt - ziemlich zeitraubend und mühselig. Ausserdem “verschlucken” die meisten Filter eine ganze Reihe von Formatierungen des DCA-Dokumentes (z.B. *docid, *h0-*h6, *nl, usw) und sie wählen als Schriftart für das PC-Dokument eine möglichst ähnliche Schriftart, also Courier New o.ä. Auch gehen die Dokumentdetails auf dem Weg verloren. Lediglich der Dokumentname bleibt erhalten.

Das Produkt ITP O2O kann diese Umwandlung besser. Zumindest, wenn man als Ziel die Textverarbeitung Word für Windows hat. ITP O2O (“Office to Office”) kann komplette Ordner mit allen Unterordnern “am Stück” umwandeln. Es portiert auch die Dokumentdetails, wandelt die OV-Instruktionen in ihre Word-Äquivalente um und man kann die Schriftart der Zieldokumente “customizen”.